Hvem er behandlingsansvarlig?

Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger i Rælingen kommune. Det daglige ansvaret er delegert til kommunens enhetsledere.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?

For at Rælingen kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger, er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere og i kommunens rolle som myndighetsutøver.  

Det mest vanlige rettslige grunnlaget for at kommunen kan behandle personopplysninger om deg er «rettslig forpliktelse», «utøve offentlig myndighet» og «allmenhetens interesse» som alle vil følge av lover og forskrifter.  

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger: 

  • Personopplysningsloven inkl. GDPR (personvernforordningen).  
  • Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Rælingen kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.  
  • Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.  
  • Arkivloven regulerer plikten til å ha arkiv for å sikre lagring av dokumenter for samtid og ettertid.  
  • Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen  
  • Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.  
  • Barnehageloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til barnehagen.  
 

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver: 

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og bli bedt om å skriftlig samtykke til behandlingen av dine personopplysninger.  Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte ansvarlig enhet i kommunen.  

Avtale

I noen tilfeller har kommunen en avtale med deg som gjør det nødvendig å behandle personopplysninger om deg. Det kan for eksempel være arbeidsavtale, oppdragsavtale, avtale om kjøp av varer og tjenester eller avtale om leie av bolig.  

Hvor henter vi opplysninger fra?

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter. 

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester kan vi, dersom det er nødvendig, innhente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Nav, Folkeregisteret (Skatteetaten) og Kontakt- og reservasjonsregisteret (Digitaliseringsdirektoratet). 

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester i kommunen. 

Hvilke personopplysninger behandler vi?

  • Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.  
  • Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.  
  • Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.  
  • Helseopplysninger som diagnose, medisiner . 
  • Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon mv.  
  • Du kan lese mer på hjemmesiden til Datatilsynet om hva som regnes som personopplysninger. 

Informasjonskapsler (cookies) og automatisk lagring av informasjon

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din enhet når du laster ned en nettside. Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom deg og nettsiden hver gang du ser på en side. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig og benyttes ikke til å identifisere deg som person. 

Du kan administrere bruken av informasjonskapsler. På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og hvordan du sletter informasjonskapsler, se https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/.  

Vi gjør oppmerksom på at blokkering kan påvirke bruken og tilgjengeligheten av nettstedet. 

Hvordan behandler vi personopplysningene dine?

I kommunen bruker vi elektroniske fagsystemer når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester. 

Hvis du har gitt opplysninger til kommunen, blir de overført til et elektronisk fagsystem. Deretter blir de brukt i saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post. 

Opplysningene vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene normalt til arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovverket som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene. 

Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Det er kun ansatte som jobber med saken din som skal ha tilgang til dine opplysninger. 

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt. 

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at: 

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger 
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem 
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert 
  • oppslag i saksdokumenter, journaler mv. loggføres. 

Vi har også etablert rutiner og tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine og at personopplysninger behandles på riktig måte. 

 

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt, og vi kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det.  

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver), med flere. Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen og for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. 

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det. 

 

Merk at kommunen ofte vil ha en plikt til å kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din, og at det da er arkivlovgivningen som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene. 

Hvilke rettigheter har du?

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR):

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om: 

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg 
  • hvor disse er hentet fra 
  • til hvilke formål og oppgaver de blir brukt 
  • hvor lenge opplysningene skal lagres 
  • hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre) 

Ønsker du innsyn i egne personopplysninger kan du bruke Edialog. Du må der først legitimere deg med BankID eller lignende, og deretter kan du oppgi hvilke personopplysninger du ønsker innsyn i. Følg linken: https://svarut.ks.no/edialog/mottaker/952540556 

Hvis du ikke ønsker, eller ikke har mulighet til å bruke denne løsningen, kan du også henvende deg til kommunens servicetorg. Der kan du fylle ut et skjema etter å ha legitimert deg.  

All henvendelsen om innsyn behandles så rasket som mulig, og senest innen 30 dager. 

Eventuelle henvendelser om innsyn i egne personopplysninger på e-post til kommunens postmottak må ikke inneholde fødselsnummer (11 siffer), helseopplysninger eller annen informasjon du ikke ønsker at uvedkommende skal få vite. Se gjerne i personvernforordningens artikkel 9 for hvilke opplysninger du ikke skal sende på e-post: https://lovdata.no/lov/2018-06-15-38

Retting av feil

Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn til blir sperret eller slettet. Dette gjelder likevel ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. Ved krav om retting eller sletting bruker du Edialog: https://svarut.ks.no/edialog/mottaker/952540556,  eller du henvender deg på servicetorget og fyller ut eget skjema for dette. Saksbehandlingen er lik som for det som står under «Innsyn».

 

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.  

Allmennhetens innsyn etter offentleglova

Hovedregelen etter offentleglova, er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. 

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for unntaket. Se her: https://www.ralingen.kommune.no/innsynsrett-i-offentlige-dokumenter.453109.14778t9e50c.tct.html

Mulighet til å klage

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i regelverket. Si da gjerne først i fra til tjenesten/enheten som behandler personopplysningene dine. 

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du også klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider . 


Du kan også kontakte personvernombudet for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet. 

Personvernombud

Personvernombudet i Rælingen kommune veileder kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig. 

Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle. 

Du kan kontakte kommunens personvernombud på postmottak@ralingen.kommune.no  Husk å merke e-posten med "Personvernombud". 

Tlf.: 63835000

Mer om personvernombudets ansvar finner du på denne lenken.